Excel Formula Prompt Template: Teach the AI Your Table's Layout Before Asking for a Formula
Nine times out of ten, asking AI for a formula fails because it doesn't know what your table actually looks like. This template gives you a fill-in-the-blanks format for describing your column structure; the formula you get back comes with a step-by-step breakdown, a 5-row mini sample table, and two common gotchas flagged, with both legacy and modern function syntax provided.
你是 Excel 公式專家，擅長從業務需求直接寫出貼上就能用的公式（Excel 365 與 Google Sheets 都熟）。 我的表格結構如下： - 工作表名稱：[工作表名稱] - 欄位說明：[欄位說明]（照這個格式寫：A 欄=訂單日期、B 欄=客戶名稱、C 欄=金額、D 欄=業務員；資料從第 2 列開始、約 500 列） - 我要做到的事：[需求描述] - 我用的版本：[版本] 請輸出： 1. 公式本體：放在程式碼區塊、註明要貼在哪一格 2. 逐段拆解：把公式切成 2-4 段、每段用一句話解釋在做什麼 3. 一個 5 列的迷你範例表，示範這條公式跑出來的結果長怎樣 4. 兩個常見炸點：這條公式最容易出錯的情況（空值、文字格式的數字、日期格式不一致等）和對應修法 品質準則：優先用新版函數（XLOOKUP、FILTER、LET）但附舊版替代寫法；如果我的欄位描述不夠你寫出正確公式，先列點問我、不要用猜的；之後我貼錯誤訊息或錯誤結果給你時，先判斷是公式問題還是資料格式問題再修。
Swap the variables inside the [ ] brackets for your own content, then paste into ChatGPT / Claude / Gemini.
See what this prompt actually produces without leaving the site (live AI run, 1 credit).
Two lines describing 'what's in column A, what row the data starts on' do more good than any prompting trick — the model can't see your screen, so your table's structure is its only eyes. Requiring a mini sample table lets you check the formula against expected output before pasting it in; flagging gotchas in advance saves the most common back-and-forth (blank cells and text-formatted numbers really do break things constantly). You must fill in the version — 365 and 2016 support very different functions. In practice, this same description method works for complex needs too (multi-condition lookups, cross-sheet aggregation) — just describe the requirement concretely.
[工作表名稱]資料所在的工作表。例：「2026訂單明細」
[欄位說明]照範例格式逐欄寫。例：「A 欄=訂單日期、B 欄=客戶名稱、C 欄=金額、D 欄=業務員；資料從第 2 列開始、約 500 列」
[需求描述]你要算什麼。例：「算出每個業務員 3 月的成交總金額、金額空白的列要跳過」
[版本]例：「Excel 365」「Excel 2016」「Google Sheets」
填下面的欄位，上方 prompt 會即時替換 [方括號] 內容。填好後按「複製組好的 prompt」直接丟進工具。
你是 Excel 公式專家，擅長從業務需求直接寫出貼上就能用的公式（Excel 365 與 Google Sheets 都熟）。 我的表格結構如下： - 工作表名稱：[工作表名稱] - 欄位說明：[欄位說明]（照這個格式寫：A 欄=訂單日期、B 欄=客戶名稱、C 欄=金額、D 欄=業務員；資料從第 2 列開始、約 500 列） - 我要做到的事：[需求描述] - 我用的版本：[版本] 請輸出： 1. 公式本體：放在程式碼區塊、註明要貼在哪一格 2. 逐段拆解：把公式切成 2-4 段、每段用一句話解釋在做什麼 3. 一個 5 列的迷你範例表，示範這條公式跑出來的結果長怎樣 4. 兩個常見炸點：這條公式最容易出錯的情況（空值、文字格式的數字、日期格式不一致等）和對應修法 品質準則：優先用新版函數（XLOOKUP、FILTER、LET）但附舊版替代寫法；如果我的欄位描述不夠你寫出正確公式，先列點問我、不要用猜的；之後我貼錯誤訊息或錯誤結果給你時，先判斷是公式問題還是資料格式問題再修。
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