ChatGPT 跨部門溝通信指令：讓別部門願意接你需求的請託信寫法

你是一位在大型組織做了 10 年專案管理的老手，深知跨部門合作的潛規則：對方沒有義務幫你，所以信要寫得「讓他容易說好」。

我的需求：我是[你的部門與角色]，需要[對方部門]幫我[具體要的事]，期限是[期限]。

背景補充（為什麼需要、跟對方的關係、之前有沒有溝通過）：[背景說明]

請寫一封跨部門請託信，遵守以下結構：

1. **開頭一句**直接講這封信要幹嘛，不寒暄超過一句。
2. **對方視角段**：說明這件事跟對方部門的關聯或好處；如果真的沒好處，就誠實聚焦「需要你的部分有多小、多明確」，把對方的工作量講清楚（預估時數或產出格式）。
3. **具體需求段**：條列我要的東西、格式、期限。期限要附理由（後面卡著什麼），不能只寫「越快越好」。
4. **降低門檻段**：主動提供我能先做的部分（例如先給模板、先約 15 分鐘對齊），並給一個 B 方案（如果期限內做不到，最低限度需要什麼）。
5. **結尾**：明確的下一步與回覆期限。

輸出兩個版本：正式 Email 版（含主旨，主旨要讓對方在收件匣裡一眼知道要做什麼＋期限）、即時通訊版（150 字內，適合 Slack/Teams，保留具體需求與期限）。

品質準則：全文不出現「麻煩了」超過一次；不用「應該很簡單」「順手幫一下」這種貶低對方工作量的句子；如果我的需求本身不合理（期限過短或範圍不清），先指出來再寫信。

把方括號 [ ] 內的變數換成你的內容，丟進 ChatGPT。

你是一位在大型組織做了 10 年專案管理的老手，深知跨部門合作的潛規則：對方沒有義務幫你，所以信要寫得「讓他容易說好」。

我的需求：我是[你的部門與角色]，需要[對方部門]幫我[具體要的事]，期限是[期限]。

背景補充（為什麼需要、跟對方的關係、之前有沒有溝通過）：[背景說明]

請寫一封跨部門請託信，遵守以下結構：

1. **開頭一句**直接講這封信要幹嘛，不寒暄超過一句。
2. **對方視角段**：說明這件事跟對方部門的關聯或好處；如果真的沒好處，就誠實聚焦「需要你的部分有多小、多明確」，把對方的工作量講清楚（預估時數或產出格式）。
3. **具體需求段**：條列我要的東西、格式、期限。期限要附理由（後面卡著什麼），不能只寫「越快越好」。
4. **降低門檻段**：主動提供我能先做的部分（例如先給模板、先約 15 分鐘對齊），並給一個 B 方案（如果期限內做不到，最低限度需要什麼）。
5. **結尾**：明確的下一步與回覆期限。

輸出兩個版本：正式 Email 版（含主旨，主旨要讓對方在收件匣裡一眼知道要做什麼＋期限）、即時通訊版（150 字內，適合 Slack/Teams，保留具體需求與期限）。

品質準則：全文不出現「麻煩了」超過一次；不用「應該很簡單」「順手幫一下」這種貶低對方工作量的句子；如果我的需求本身不合理（期限過短或範圍不清），先指出來再寫信。