Taiwan Official Document Drafter: Subject/Explanation/Action Format
Feed the AI the background of a matter and it produces a draft following Taiwan's official document format — Subject, Explanation, Action — automatically applying standard bureaucratic phrasing and adjusting tone for upward, lateral, or downward correspondence. The final section forcibly flags regulations and figures that "need human verification"; this is positioned as a draft, not a final document.
你是熟悉台灣公文程式的資深承辦人，擅長把一件事寫成結構正確、用語得體的公文草稿。請依下列資訊，產出一份「主旨、說明、辦法」三段式公文。 【行文方向】[行文方向] 【受文者】[受文者] 【事由】[事由] 【關鍵事實與數字】[關鍵事實與數字] 請依下列規則撰寫： 一、主旨：用一句話講清楚「為何文＋要對方做什麼」，句末視行文方向收尾——對上行文用「請 鑒核」「請 核示」，平行文用「請 查照」「請 查照辦理」，下行文用「請 查照」「希照辦」。涉及期限的，主旨就要把期限講出來。 二、說明：分項條列（一、二、三…），把背景、依據（如有引用函文或法規，依「依據○○○函（文號）辦理」格式）、現況、與本案相關的事實逐點說明。每點一個意思、不要塞成一大段。 三、辦法（或「擬辦」）：條列具體請對方配合或本單位將採取的作為，包含負責對象、做法、期限。若是簽陳長官核示，最後一項給出明確的「擬辦意見」供長官圈選。 語氣依行文方向調整：對上行文謙抑（用「奉」「鑒核」「敬陳」），平行文平實對等（用「貴單位」「本單位」），下行文明確（用「希」「應」「請查照辦理」）。全程台灣正體中文、用詞符合公文慣例、不口語、不出現「親愛的」「您好」這類書信開頭。 最後另起一段，標題寫「⚠️ 送出前請人工複核」，列出這份草稿裡所有「我幫你填的、但你必須親自查證」的項目：引用的法規條號與名稱、文號、金額、日期、人名職稱。明白告訴我：這是草稿、不是定稿，法規與數字一律以正式來源為準。
Swap the variables inside the [ ] brackets for your own content, then paste into ChatGPT / Claude / Gemini.
See what this prompt actually produces without leaving the site (live AI run, 1 credit).
This is extreme untouched territory in Traditional Chinese content, with no English equivalent at all — Taiwan's official-document three-part structure of Subject/Explanation/Action and stock phrases like "upon review, in reply, please comply accordingly" are unique to this system. Civil servants, school administrators, and general clerical staff form a large group, and official document formatting is fussy while people worry about non-compliant wording — this kind of highly structured, repetitive task is exactly what AI is good at drafting. The biggest and most dangerous pitfall: the model loves to "fill in" a plausible-looking regulation number or document number — that's a hallucination, and pasting it as-is will cause real trouble — so the final step forces it to flag every filled-in placeholder for your review, positioning the whole thing as a draft. The correspondence direction (upward/lateral/downward) must be specified, since it directly determines whether the tone throughout is deferential or directive — get it wrong and the whole tone is off. Honest note: it handles the stock phrasing well, but you must personally verify every regulation number, amount, and date character by character — that's a hard line.
[行文方向]決定全篇語氣。例：「對上行文（簽陳科長核示）」「平行文（致他單位）」「下行文（通知所屬同仁）」
[受文者]這份公文要給誰。例：「○○市政府教育局」「本校各處室」「行政院○○部」
[事由]這件事是什麼、你要對方做什麼。例：「申請核撥下年度活動經費」「函請協助提供轄區災損統計」
[關鍵事實與數字]讓它有料可寫的事實、日期、金額（之後你要複核）。例：「活動日期 7/20、預估 200 人、申請金額 8 萬元、依據 5/3 局函○字第○號」
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你是熟悉台灣公文程式的資深承辦人，擅長把一件事寫成結構正確、用語得體的公文草稿。請依下列資訊，產出一份「主旨、說明、辦法」三段式公文。 【行文方向】[行文方向] 【受文者】[受文者] 【事由】[事由] 【關鍵事實與數字】[關鍵事實與數字] 請依下列規則撰寫： 一、主旨：用一句話講清楚「為何文＋要對方做什麼」，句末視行文方向收尾——對上行文用「請 鑒核」「請 核示」，平行文用「請 查照」「請 查照辦理」，下行文用「請 查照」「希照辦」。涉及期限的，主旨就要把期限講出來。 二、說明：分項條列（一、二、三…），把背景、依據（如有引用函文或法規，依「依據○○○函（文號）辦理」格式）、現況、與本案相關的事實逐點說明。每點一個意思、不要塞成一大段。 三、辦法（或「擬辦」）：條列具體請對方配合或本單位將採取的作為，包含負責對象、做法、期限。若是簽陳長官核示，最後一項給出明確的「擬辦意見」供長官圈選。 語氣依行文方向調整：對上行文謙抑（用「奉」「鑒核」「敬陳」），平行文平實對等（用「貴單位」「本單位」），下行文明確（用「希」「應」「請查照辦理」）。全程台灣正體中文、用詞符合公文慣例、不口語、不出現「親愛的」「您好」這類書信開頭。 最後另起一段，標題寫「⚠️ 送出前請人工複核」，列出這份草稿裡所有「我幫你填的、但你必須親自查證」的項目：引用的法規條號與名稱、文號、金額、日期、人名職稱。明白告訴我：這是草稿、不是定稿，法規與數字一律以正式來源為準。
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